Οδηγός επιχειρηματικής επιβiωσης σε δύσκολους καιρούς…Μέρος Γ’
Οι γιορτές ήταν ένα ευχάριστο διάλειμμα στην γεμάτη ερωτηματικά και ανησυχίες περίοδο. Ο νέος χρόνος μπήκε και μας βρήκε με αρκετό σκεπτικισμό για το τι μέλλει γενέσθαι. Και ενώ όλοι βρίσκονταν σε μια κατάσταση, σχεδόν ιλαρή- σχεδόν γιατί πάντα στο πίσω μέρος του εγκεφάλου υπήρχε η άσχημη οικονομική κατάσταση της χώρας μας- οι κυβερνώντες, θαρρείς ότι δεν έκαναν διακοπές στις εξαγγελίες για νέα οικονομικά μέτρα.Η εφαρμογή υψηλότερου συντελεστή ΦΠΑ στα είδη πρώτης ανάγκης είναι γεγονός, η απειλή δειγματοληπτικών φορολογικών ελέγχων σε αυτούς που δεν «υπάκουσαν» την εισπρακτική τακτική της δεκαετούς περαίωσης είναι επίσης γεγονός καθώς επίσης και οι νέες επαχθείς εργασιακές σχέσεις και οι ασφαλιστικές συνθήκες των εργαζομένων. Σίγουρα γίνονται πολλές και απότομες αλλαγές στο οικονομικό τοπίο όμως η θέση μας και η αίσθηση μας είναι ότι γίνεται η αρχή και μπαίνει μια τάξη, σε πρωτόλεια μορφή αρχικά αλλά έστω και έτσι, όλοι- είτε το ομολογούσαμε είτε όχι – αισθανόμασταν, συχνά πυκνά, ότι κάτι έπρεπε να αλλάξει.
Τώρα μας δίνεται μια πρώτου μεγέθους ευκαιρία. ΌΧΙ επειδή οι πολιτικές της σημερινής κυβέρνησης μας το επιβάλλουν(που θεωρούμε ότι αυτές οι πολιτικές είναι βαθύτατα αντικοινωνικές, και συχνά απάνθρωπες) αλλά επειδή επιβάλλεται να αλλάξουμε την συνείδηση μας ως προς την χρησιμότητα της επιχειρηματικότητας, ως προς την κατανάλωση των αγαθών αλλά και την δημιουργία νέας επιχειρηματικής κουλτούρας, που θα βοηθήσει τα επόμενα χρόνια να μπούμε σε τροχιά ανάπτυξης. Επιπλέον κάτι σημαντικό που χρειάζεται να έχουμε υπόψιν είναι ότι ο φόβος της οικονομικής κατάρρευσης δημιουργεί αντιδράσεις σπασμωδικές και ανοργάνωτες ενώ στην πραγματικότητα χρειάζεται να είμαστε σκεπτόμενοι πολίτες και επιχειρηματίες που με ψυχραιμία, καθαρό μυαλό και διάθεση για αλλαγή, θα διαμορφώσουμε τις νέες οικονομικές δομές και συνθήκες.
Στα προηγούμενα άρθρα, προσπαθήσαμε να δώσουμε το στίγμα της σύγχρονης επιχειρηματικής πραγματικότητας με στοιχεία που θα βοηθήσουν την κάθε επιχείρηση που βλέπει σαν πρόκληση αυτήν την συγκυρία, να επιβιώσει και να θέσει βάσεις για να αναπτυχθεί. Σε αυτούς τους δύσκολους και ακραίους οικονομικά καιρούς, καλούμαστε να πάρουμε χαρτί και μολύβι και να προβούμε σε ένα σαφή ρεαλιστικό και συντηρητικό οικονομικό προγραμματισμό και σχεδιασμό. Το ρητό, «ό,τι δεν μας σκοτώνει, μας κάνει πιο δυνατούς», ισχύει και σε αυτήν την χρονική συγκυρία. Η αγορά είναι βέβαιο ότι έχει ελάχιστη διαθέσιμη ρευστότητα και αυτήν θα χρειαστεί να την διαχειριστεί με σοφία και σύνεση. Μια βασική αρχή της χρηματοοικονομικής επιστήμης είναι ότι μια επιχείρηση μπορεί να επιβιώσει χωρίς κέρδος, όχι όμως χωρίς ρευστά διαθέσιμα. Σκοπός αυτού του άρθρου είναι να φωτίσει αυτές τις περιοχές που ονομάζονται περιοχές σπατάλης και να δώσει περιληπτικά κάποια σημαντικά στοιχεία που θα συμβάλουν στην κατάστρωση ενός οικονομικού πλάνου επιβίωσης. Θα χρειαστεί να είναι ξεκάθαρο στην σκέψη μας ότι κάθε μελέτη οικονομικού σχεδιασμού είναι μια προσπάθεια εξατομικευμένη για κάθε επιχείρηση και η συνταγή που δουλεύει σε μια επιχείρηση, δεν σημαίνει ότι θα δουλέψει σε όλους.
Τι είναι κόστος?
Από τους πρώτους ορισμούς που μαθαίνουμε στα φοιτητικά θρανία ήταν αυτός του κόστους: “κόστος είναι η απαραίτητη οικονομική θυσία που χρειάζεται να κάνει η επιχείρηση προκείμενου να έχει κέρδος” (καθ.Λογιστικής Παν. Μακεδονίας , Αρ.Ιγνατιάδης- Χρηματοοικονομική Λογιστική).
Ποιες είναι οι περιοχές σπατάλης στην επιχείρηση μας?
Αυτό ποικίλλει ανάλογα με το μέγεθος, την κουλτούρα αλλά και το αντικείμενο που ασχολείται μιας επιχείρηση. Θεωρητικά, εκεί που η χρηματοοικονομική πρακτική δείχνει ότι γίνονται οι κυριότερες σπατάλες, είναι:
- στην λειτουργία Γραμματείας και στην διαχείριση αρχείων
- στις αγορές και στις προμήθειες
- στον σχεδιασμό προϊόντων – υπηρεσιών (χρόνος και υποστήριξη επαγγελματιών)
- στις φύρες που προκύπτουν στην παραγωγή
- η σπαταλη που προκύπτει λόγω κακής χωροταξίας της επιχείρησης για την συντήρηση της
- η κακή ή παλαιωμένη τεχνολογία παραγωγής και η συντήρηση της
- στο κόστος Εργασίας και στην διαχείριση του προσωπικού
- στα γενικά Έξοδα (Κόστος Οχημάτων – Ενέργεια – Τηλέφωνα)
- στα διάφορα διοικητικά Έξοδα και στην διαχείριση του «Χαρτοβασίλειου»
- στα έξοδα για Security
- στα έξοδα πωλήσεων για μεταφορά & για διανομή των προιόντων και υπηρεσιών (φορτωτικές-μεταφορές)
- στις επιστροφές Προϊόντων
- στα έξοδα προώθησης – προβολής – διαφήμισης
- στην διαχείριση των αποθεμάτων και στην λειτουργία της Αποθήκης
- στο κόστος του δανεισμού είτε για κεφάλαιο κίνησης είτε για επενδύσεις
- στο κόστος για πληροφοριακών συστημάτων υποστήριξης της ανωτάτης διοίκησης
- στο κόστος για αλλαγές και εφαρμογές καινοτομιών
- κτλ.
Η προετοιμασία ενός οικονομικού πλάνου δεν είναι η πλέον εύκολη υπόθεση. Η βάση για την δημιουργία του είναι η σύνταξη ενός ετήσιου προϋπολογισμού, που η εφαρμογή του αποτελεί το κλειδί της οικονομικής υγείας. Τα παρακάτω θεωρούνται τα πιο βασικά στάδια που διαμορφώνουν όχι μόνο ένα ρεαλιστικό προϋπολογισμό αλλά και επιτυχημένο:
- Καταγράφουμε αναλυτικά όλες τις σταθερές μας δαπάνες όπως το ενοίκιο μας, η δόση του δανείου μας, οι ασφάλειες, οι ασφαλιστικές εισφορές και οι μισθοί κτλ.. Ταυτόχρονα αναγνωρίζουμε και ταξινομούμε τις δαπάνες αυτές που είναι μεταβλητές μέσα στο χρόνο. Στην προκειμένη περίπτωση, καλό είναι να χρησιμοποιήσουμε τα στοιχεία παρελθόντων ετών αναφορικά με τις δαπάνες αυτές. Αυτή θα είναι μια πυξίδα, η οποία θα μας δείξει δαπάνες που ενδεχομένως ξεχνάμε να καταγράψουμε. Μια πολύ καλή τακτική, αφού κάνουμε την καταγραφή των σταθερών αλλά και μεταβλητών δαπανών μας, είναι να τις χωρίσουμε σε θετικές και αρνητικές δαπάνες. Θετικές είναι αυτές που βοηθάν την εικόνα της επιχείρησης σας και οδηγούν σε ενίσχυση των πωλήσεων και του πελατολογίου σας και αρνητικές είναι αυτές που δεν προσφέρουν κάτι στον πελάτη σας. Μπορούμε να διαπραγματευτούμε το ποσό που διαθέτουμε σε αρνητικές δαπάνες όπως πχ το ύψος του ενοικίου ή να κάνουμε μείωση στις δαπάνες για τηλεφωνία. Ενώ θα μπορούσατε συντηρητικά να ενισχύσουμε αυτές που προκαλούν αύξηση των πωλήσεων μας.
- Η προηγούμενη διαδικασία μας βοηθά να δούμε συνολικά πού παν τα χρήματα της επιχείρησης, σε ποιες πηγές δαπανώνται γιατί αυτό συμβάλλει στο να διαχωρίσουμε ποιες από αυτές τις δαπάνες είναι πραγματικά αναγκαίες για την λειτουργία της επιχείρησης και ποιες απλά άπτονται μόνο των επιθυμιών μας. Στην περίοδο που διανύουμε καλούμαστε να ιεραρχήσουμε τις επιθυμίες και τις ανάγκες μας. Πολύ σημαντικό βήμα είναι να ξεφορτωθούμε τα περιττά έξοδα, τις σπατάλες που πολλές φορές δεν είναι και πολύ ορατές όταν δεν τις βλέπουμε σε ετήσια βάση. Παραδείγματα εξοικονόμησης χρημάτων είναι: α) η χρήση των τεχνολογιών που δίνει το διαδίκτυο για συναντήσεις με πελάτες, προμηθευτές, συνεργάτες όταν δεν κρίνεται αναγκαία η προσωπική επαφή, β) μείωση του κόστους εκτυπωμένου χαρτιού για τιμολόγια, μείωση των ταχυδρομικών εξόδων με την χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, γ) μείωση των κοστών για αναλώσιμα σε εκτυπωτές, δ) μείωση των φυρών και των αποθεμάτων μέσω οργανωμένου σχεδίου διαχείρισης, αποθήκευσης κτλ., ε) χρησιμοποίηση virtual offices αντί για υποκαταστήματα, στ) η χρησιμοποίηση για κάποιες λειτουργίες της επιχείρησης αυτοαπασχολούμενων αντί για πρόσληψη προσωπικού, ζ) πώληση των αυτοκινήτων που δεν έχουμε ανάγκη κτλ.
- Κάτι ιδιαίτερα χρήσιμο είναι να σιγουρευτούμε ότι οι προσδοκίες μας είναι ρεαλιστικές. Ο στόχος ενός επιτυχημένου προϋπολογισμού είναι να μας βοηθήσει να προβλέψουμε τις πραγματικές μας δαπάνες ενώ την ίδια στιγμή θέτουμε τους στόχους μας για την μελλοντική κατανάλωση σε πράγματα που θα μας βοηθήσουν να εξοικονομήσουμε χρήματα.
- Ένα εξίσου σημαντικό βήμα είναι να κάνουμε μια καταγραφή των χρημάτων που χρειαζόμαστε σε ρευστό κάθε μήνα. Η αναγκαία μηνιαία ρευστότητα δίνει το στίγμα της καλής οικονομικής διαχείρισης και υγείας. Έχει ενδιαφέρον να σημειώσουμε αυτό που διατύπωσε μεταξύ άλλων ο Aswath Damodaran, ένας από τους guru της σύγχρονης Εταιρικής Χρηματοοικονομικής (Corporate Finance), αναφορικά με τις επιπτώσεις της κρίσης στην οικονομική διεύθυνση των εταιρειών:” Η αύξηση και διατήρηση της ταμειακής ρευστότητας θα αποτελέσει πρωταρχικό στόχο στο άμεσο μέλλον για την επιβίωση των επιχειρήσεων”.
- Χρειάζεται να κάνουμε κοινωνούς της οικονομικής πολιτικής μας τους άμεσα εμπλεκόμενους με το εσωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης. Δεν είναι κρυφό ότι δυσκολεύεται όλη η αγορά αλλά μια ειλικρινής συζήτηση με τους συνεργάτες μας και το προσωπικό μας, βοηθά να κατανοήσουμε ότι όλοι χρειάζεται να είμαστε σύμμαχοι σε αυτήν την οικονομική συγκυρία. Η ανθρωπιά παίζει και σε εδώ, τον κυρίαρχο ρόλο. Μην υποτιμάται τους ανθρώπους που συμβάλλουν στο να λειτουργεί η επιχείρηση μας.
Η λήψη αποφάσεων είναι μια διαδικασία πολυδιάστατη. Για τον οικονομικό προγραμματισμό χρειάζεται να υπάρχει ένας εξορθολογισμός του κόστους χωρίς να επηρεάζεται αρνητικά η αποτελεσματικότητα της επιχείρησης μας δηλαδή χωρίς να επηρεάζονται: η ποιότητα των προϊόντων και των υπηρεσιών μας, η εξυπηρέτηση των πελατών μας, οι πωλησιακοί μας στόχοι, ο έλεγχος των πιστώσεων και των προμηθειών κτλ. Αυτή η διαδικασία καταγραφής των κοστών θα μας βοηθήσει να αξιολογήσουμε τα επιμέρους μεγέθη αλλά και να δούμε πώς επηρεάζουν την οικονομική θέση της επιχείρησης μας αλλά και την κερδοφορία της. Είναι χρήσιμο να γνωρίζουμε ότι δεν αρκεί η καταγραφή και η αξιολόγηση των κοστών αλλά να δούμε τον άρρηκτο σύνδεσμο των πωλήσεων, των κοστών και της τιμολογιακής πολιτικής μας. Όλα αυτά, είναι αναγκαίο, να συναξιολογούνται και να συνεξετάζονται.
Συμπερασματικά, θα λέγαμε ότι είναι καλό να μην αφήσουμε αυτήν την οικονομική συγκυρία που ονομάζεται κρίση ή ύφεση να μας πανικοβάλλει. Είναι προτιμότερο να μας διδάξει για το νόημα και την ουσία που χρειάζεται να βρίσκουμε στην ζωή μας αλλά και στην επιχειρηματικότητα. Η νέα οικονομική τάξη πραγμάτων είναι αναπόφευκτο να δημιουργεί μια αβεβαιότητα και μια ανησυχία για το τι μέλλει γενέσθαι αλλά και μια αίσθηση απώλειας ελέγχου. Παρόλα αυτά, ο χειρότερος σύμβουλος σε αυτή την περίπτωση είναι ο πανικός και η καταστροφολογία. Γι ΄αυτό, μπορούμε να προγραμματίζουμε τις κινήσεις μας, ώστε να μη μας αγχώνουν ξαφνικά έξοδα που μπορεί να εμφανιστούν .Μπορούμε επίσης να προσπαθούμε να μη χάνουμε τη συγκρατημένη – έστω – αισιοδοξία μας και την πίστη στις δυνατότητές μας, καθώς το υπερβολικό άγχος μπορεί να μειώσει την απόδοσή μας και αυτό δεν το θέλουμε καθόλου. Τέλος είναι καλό να θυμόμαστε ότι η οικονομική κατάσταση της επιχείρησης μας και κατ’ επέκτασιν η προσωπική μας οικονομική κατάσταση, δεν είναι αυτή που καθορίζει την αξία μας σαν άνθρωποι γιατί παρόλο που δύσκολα κερδίζονται τα χρήματα, αυτά θα είναι πάντα το μέσο και όχι ο σκοπός .
Σουσάνα Κάλφα-Πατσούμη
Σύμβουλος Επιχειρήσεων- Λογίστρια/Φοροτεχνικός Α’τάξης
Διευθύνων Σύμβουλος της εταιρίας ΑTLAS Consulting Co